Vos avantages

Rentabilité et gains de productivité sont vos moteurs.

Découvrez grâce aux nouvelles technologies comment classer de façon automatisée chacun de vos documents.

Temps de classement, de recherche

 

Grâce à l'audit de vos flux documentaires, définissez votre situation actuelle:

- Coûts d’impression : achat/location imprimantes, coûts copies, consommables, papier

- Coûts humains : classer, rechercher, archiver, détruire, valider et transmettre

- Coûts liés au classement : classeurs/boîtes d’archives, armoires, locaux

- Sécurité de vos documents :

- Documents informatiques : risques de suppression, pérennité du format, difficulté d’accès à l’information liée aux mails, copies intempestives, espace de stockage, classement réparti dans les différents logiciels…

- Risques liés à l’incendie pour le papier

- Coûts liés à la transmission et l’échange de documents :

- Coûts d'affranchissement : mise sous-pli, enveloppes, frais d’affranchissement et délais,

- fax : coûts de communication souvent associés à l’impression préalable des documents

Validation de documents : parfois des copies papier circulent dans votre structure et c’est le début de la "chasse" de ces documents auprès des différents services – Temps, coût copie, classement de ces copies…

 Solutions proposées

Sources possibles :

Papiers : Scan/Numérisation

Informatique et logiciels métiers : Impression vers archivage (génère des documents au format PDF)

Fichiers informatiques : enregistrement ou glisser/déposer

Courriels / mails : enregistrement, glisser/déposer ou en automatique

 Classement

Automatique ou semi-automatique selon la source par code barre ou par analyse du contenu grâce à la reconnaissance de texte (OCR)

Assistant de classement : centre d’indexation

 Test Sécurité

Vos documents sont-ils sécurisés ?

En cas d'incendie,

de suppression de fichiers informatiques,

Possèdez-vous une sauvegarde externe?

Pouvez-vous retrouver rapidement un document pour éviter un litige?

Etes-vous en conformité avec la norme d’archivage?

Partagez-vous facilement l'information voulue? accédez-vous rapidement à ces informations?

 

Nous vous proposons un audit de vos flux pour vous aidez à trouver la solution la plus adpatée à votre situation.

Solution : CMSMS - Réalisation : Grain de Sel, Agence Web de vendée